برومبت لكتابة محضر اجتماع بالذكاء الاصطناعي يوثّق مصادره

«لخّص هذا الاجتماع» هو أكثر طلب يُكتب لمساعدات الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماعات، وهو أيضًا سبب عدم الثقة بكثير من الملاحظات الناتجة. فهو يطلب فقرة سلسة، والفقرة السلسة هي بالضبط المكان الذي يتحول فيه «ربما» إلى قرار، وتُسند فيه مهمة إلى الشخص الخطأ.

البرومبت الأفضل يطلب شيئًا مختلفًا: محضرًا يشير كل سطر فيه إلى اللحظة التي جاء منها، ويصرّح فيه النموذج حين لا يكون متأكدًا. إليك البرومبت الذي نقترحه، وسبب كل جزء فيه، وكيف تراجع ما يعود به. وإن كنت جديدًا على المحاضر الرسمية، فابدأ بـدليل كتابة محضر الاجتماع بالذكاء الاصطناعي، الذي يشرح ما يجب أن يتضمنه المحضر.

ما تحتاجه أولًا

تفريغ للاجتماع فيه توقيت واسم المتحدث لكل سطر، هكذا:

[00:41] سارة: لنحسمها: واجهة التسجيل العربية تُطلق يوم الخميس.
[01:02] سارة: عمر، هل يمكن أن يصل عرض الأسعار للعميل قبل الاثنين؟
[01:20] عمر: نعم، سأرسله مساء الأحد ليكون عندهم أول شيء.

بلا توقيتات لن يجد النموذج ما يستشهد به، وبلا أسماء سيخمّن من قال ماذا.

البرومبت

أنت تكتب محضر اجتماع رسميًا من التفريغ أدناه.

القواعد:
1. استخدم ما ورد في التفريغ فقط. لا تضف وقائع أو أسماء أو أرقامًا أو تواريخ لم تُذكر.
2. بعد كل قرار وكل مهمة، اكتب توقيت السطر الذي جاء منه بين قوسين مربعين، مثل [01:20].
   وإن جاء من عدة أسطر، فاذكر أولها.
3. حافظ على التحفّظات. إن قال أحدهم «ربما» أو «قد» أو «إذا»، فيجب أن يذكر المحضر ذلك.
   لا تحوّل اقتراحًا أو سؤالًا إلى قرار.
4. صاحب المهمة هو من قال إنه سيتولاها. وإن لم يتعهد بها أحد، فاكتب: «المسؤول: لم يُحدَّد».
5. اكتب التواريخ كما قيلت، وأضف «(نسبةً إلى تاريخ الاجتماع)» حين يكون التاريخ نسبيًا
   مثل «الخميس القادم».
6. إن كان شيء غير واضح، فضعه تحت «للتأكيد» بدل أن تخمّن.
7. اكتب باللغة التي جرى بها الاجتماع، وبفصحى رسمية إن كان المحضر بالعربية،
   مع إبقاء أسماء المنتجات والمصطلحات كما قيلت.

المخرجات بهذا الترتيب:
- الحضور (الأسماء الواردة في التفريغ)
- لكل موضوع: خلاصة في سطرين، ثم «القرار:» مع توقيته
- المهام: المهمة، والمسؤول، والموعد، والتوقيت
- للتأكيد

التفريغ:
[الصق التفريغ هنا]

لماذا كل قاعدة

• القاعدة الأولى تمنع النموذج من سدّ الفراغات بما يحدث عادةً في اجتماعات مشابهة.
• القاعدة الثانية هي جوهر البرومبت: كل سطر سيُبنى عليه عمل يصبح قابلًا للتحقق في ثوانٍ.
• القاعدتان الثالثة والرابعة تستهدفان أكثر خطأين شيوعًا في المحاضر المكتوبة بالذكاء الاصطناعي: التزامات متحفّظة تعود قاطعة، ومهام تُسند لمن تحدث أكثر.
• القاعدة الخامسة تنبّهك إلى التواريخ النسبية لتحسمها على التقويم قبل الإرسال.
• القاعدة السادسة تعطي النموذج مكانًا يضع فيه شكّه، وإلا خرج الشك نصًّا واثقًا.
• القاعدة السابعة تُبقي المحضر قريبًا مما قيل، والترجمة تأتي بعد ذلك إن احتجتها.

كيف تراجع النتيجة

افتح التفريغ بجانب المحضر، وانتقل إلى توقيت كل قرار ومهمة، واقرأ السطر: هل يقول ما يقوله المحضر، بالتحفّظات نفسها والمسؤول نفسه والأرقام نفسها؟ تشرح قائمة التحقق من دقة ملخص الاجتماع المواضع الثمانية التي يجب أن تنظر فيها.

وانتبه إلى حدّين: قد يستشهد نموذج الدردشة بالسطر الخطأ، لذلك المراجعة ليست اختيارية. والتفريغ الطويل جدًا قد لا يتسع في برومبت واحد، فقسّمه حسب الموضوع أو كل نصف ساعة، ثم ادمج المحاضر.

أو استغنِ عن البرومبت

يفعل MeetNotely ذلك في كل اجتماع: يسجّل من متصفحك دون أن ينضم أي بوت، ويكتب التفريغ بأسماء المتحدثين، ويربط كل سطر في الملخص وكل قرار ومهمة بالثانية التي قيل فيها، فيكون كل توقيت على بُعد نقرة من التسجيل. ولتحويل ذلك إلى محضر رسمي، اقرأ دليلنا لكتابة محضر الاجتماع بالذكاء الاصطناعي. وتشرح صفحة كل ميزة بالتفصيل اسأل والبحث وروابط المشاركة، والأسعار تبدأ بخطة مجانية.